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Helpdesk概念起源于传统服务业,最典型的应用就如希尔顿饭店大堂的总服务台,来客无论是住宿,会议,活动,查询,退住都可以在总服务台找到相关服务,这个总服务台就是Helpdesk帮助台。

当信息技术大规模应用于服务行业之后,帮助台概念也被引用进来。最初是应用于IT设备密集型行业如金融、电信业,当硬件设备如故障或有麻烦时,人们被告知可以找“帮助台”的人来解决问题,这个“帮助台”就是IT设备运维中心,而他们为方便工作而使用的软件就是最初的“HelpDesk/ServiceDesk软件”。接下来进入公众服务领域,如社区医疗服务、健身俱乐部、企业客户服务中心等,越来越多的服务行业开始接受HelpDesk这一概念。

帮助台软件用户分析——变化中的客户在下文中我们将职员、客户和合作伙伴统称为“客户”传统的Help Desk系统主要注重为职员提供内部支持。在有些情况下,企业使用多个系统来分离内部支持活动和外部客户服务运作,或者支持不同的项目或数据库。随着业务形式的改变,企业正在不断地加强与职员、客户和合作伙伴的“虚拟”关系,无论是企业内部还是外部,也不论地理位置所在。对于许多企业来说,Help Desk不再能够在他们的围城之内了解客户。

新的范例转变模糊了内部和外部服务与支持运作的界线。因此,越来越多的企业开始采用集中化整个内部和外部支持运作的技术方案(如用友软件集团最近通过实施天汇服务管理系统来建设全国集中分布式服务支持系统),并且统一地把与业务有联系的组成部分作为“客户”来进行分类。 与此同时,Internet 使得交流、协作和拓展业务变得更简单更迅速,它改变着Help Desk的角色,并影响着服务与支持的提供。

在部署一种能够全天候为客户提供服务的技术基础设施时,企业将重新定义Help Desk并采用“基于INTERNET的服务运营管理系统”。基于INTERNET的服务运营管理系统使得集成服务平台能够集中、跟踪和管理Help Desk与客户支持过程,协作与交换信息,以及共享知识。这种系统还可作为中心平台来集成资源管理和其他 IT 功能。作为中心联系点,或者说中枢,基于INTERNET的服务运营管理系统提高了一定程度的工作流程效率,使管理员和技术人员能够提高效率、组织性、有效性、响应能力、生产率以及最为重要的问题解决方案。

基于INTERNET的服务运营管理系统是公司或机构的枢纽 它具有许多功能,逐步成为解决技术或非技术问题的中心。如果“客户”遇到麻烦或问题,Help Desk基本上是解决问题的第一点。集中化这个功能可以显著地提高企业的效率,因为Help Desk可以作为“交换中心”,捕捉知识并转移到相应的资源以快速地解决问题。

许多企业正致力于把调整基于INTERNET的集成服务平台调整为利润中心,因为它能够通过提供维护合同、服务升级和其他方法来留住客户,以此把服务支持或交付演变为服务营销。服务台能够“主动”地给企业提供强大的具有竞争力的优势。相反,Help Desk只是“被动”地提供基本服务,扼杀了扩张的机会。

如果要使基于 Web 的集成服务台真正能够有效地简化工作流程和交流,那么必须能够听取和回应许多交流“渠道”提出的问题,包括电话、传真、电子邮件、无线 PDA 和Internet。通过集中的系统来过滤所有的提问和请求可以更好地进行控制。它还使企业或机构能够方便地捕捉到信息,并构建一个强大的知识库,以便整合成一个在线的自助系统。

选用在线自助服务将使企业能够发展多级服务和支持操作。它给予客户自行解决问题的功能和工具,减轻了高成本的Help Desk技术人员工作压力,从而有利于解决需要特别留心的更为复杂的问题。在线自助服务还允许客户提交问题,并跟踪这些由Help Desk管理员来解决的问题。从整体上看,在线自助服务降低了支持成本,并提高了职员的生产效率和客户满意度。它还使得企业能够全天候地为客户提供服务。

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